Hay muchos factores que pueden poner en riesgo la viabilidad financiera de una empresa. Algunos son externos, como la situación económica, y otros, internos, como la gestión propia. Y, entre estos últimos, hay un aspecto que ninguna compañía debería pasar por alto, ya que puede afectar gravemente a su flujo de caja.
Hablamos de la gestión de cobros de deudas, ya que los retrasos en los pagos o las propias situaciones de impago pueden poner en jaque un negocio. De hecho, una de cada cuatro quiebras empresariales se produce por impagos, lo que demuestra la magnitud que puede alcanzar este problema.
Por ello, gestionar los cobros debe ser un aspecto fundamental de la contabilidad empresarial y, para ello, existen servicios profesionales que se encargan de ello para que las compañías puedan seguir con su actividad asegurándose de que, si se produce un impago, se gestionará de la forma más rápida y eficaz posible.
¿Qué hace una empresa de gestión de cobros?
Las empresas especializadas en gestión de cobros actúan como intermediarias entre las compañías y sus clientes deudores, con el objetivo principal de garantizar el pago, lo que resulta clave para la estabilidad financiera. Estas compañías asignan gestores de cobros que emplean métodos propios para recuperar las deudas de manera ágil, ya sea a través de negociaciones amistosas (la mayoría de los casos) o, en última instancia, mediante acciones legales.
Gracias a esta especialización y enfoque, externalizar el cobro de deudas y la gestión de impagos trae múltiples beneficios para las empresas, siendo los más importantes los siguientes:
- Ahorro de tiempo y recursos internos. Externalizar el recobro permite que el personal interno se enfoque en sus funciones principales sin dedicar tiempo a gestionar cobros con clientes, lo que deriva en un uso más eficiente del tiempo.
- Reducción del riesgo de conflicto. Al delegar la tarea de cobro a un experto, se minimizan potenciales tensiones entre la empresa y cliente, ayudando a preservar las relaciones comerciales.
- Mejora del flujo de caja. La externalización puede acelerar el proceso de cobro, ayudando a la empresa a mejorar su flujo de caja y evitando los problemas que las facturas impagadas pueden causar en la gestión financiera diaria.
- Cumplimiento legal y normativo. El conocimiento profundo de la normativa nacional e internacional está garantizado por las empresas especializadas, evitando sanciones o problemas legales para la compañía adeudada.
- Reducción de costes. Con la externalización se eliminan los costes internos fijos asociados a la gestión de deudas, como salarios de personal, formación o infraestructura para gestionar impagos de manera efectiva.
- Mayor eficacia en la recuperación. Las agencias especializadas en reclamación de deudas tienen experiencia en este tipo de gestiones y suelen ser más efectivas en la recuperación de pagos pendientes. Adicionalmente, y especialmente en deuda internacional, su conocimiento del marco legal y los procedimientos específicos les permite actuar de manera más eficiente.
- Acceso a tecnología y herramientas avanzadas. Las empresas especializadas en gestión de impagos cuentan con una tecnología específica lo que mejora las tasas de recuperación.
Gracias a estas ventajas, los servicios de gestión de cobros son de gran valor para asegurar que las empresas cobren sus deudas y mantengan su salud financiera, algo cada vez más importante en un entorno económico lleno de incertidumbre, donde contener el riesgo se convierte en una necesidad imprescindible.
Política de pagos y cobros de una compañía
La política de pagos y cobros de una empresa sienta las bases de cómo va a proceder una firma para manejar sus cuentas y garantizar que los pagos de los clientes se hacen de forma puntual y eficiente. Esta política contiene:
- Las condiciones de pago. Especificando los plazos y detallando los recargos por pagos tardíos.
- Métodos de cobro aceptados. Transferencias, cheques, pagos en línea, etc.
- Procesos y plazos de facturación.
- Gestión de morosidad. Procedimientos para reclamar pagos pendientes.
- Seguimiento y control. Monitorización de las cuentas pendientes mediante programas y reportes.
Contar con una política de pagos y cobros clara y coherente ayuda a minimizar los riesgos de impago y a mantener un flujo de caja saludable. Por ello, debe ser imprescindible en el control financiero de cualquier empresa.
¿Cómo actúa un gestor de cobros?
El proceso de gestión de cobros sigue una estructura clara y se divide en tres fases principales: gestión amistosa, gestión pre-contenciosa y gestión judicial de la reclamación de deuda. En este sentido, el gestor de cobros (o gestores) asignado juega un papel fundamental. Será el encargado de guiar todo el proceso de recuperación de la deuda, asegurándose de que se sigan los procedimientos adecuados en cada etapa y actuando con el máximo profesionalismo.
Es importante entender que las tres fases que no siempre se aplican de manera secuencial. Si se logra el cobro en una de las primeras, el proceso finaliza en ese punto. La gestión legal solo se lleva a cabo como último recurso.
A continuación, explicamos cómo funciona cada una de estas fases:
- Gestión amistosa. El objetivo es establecer las condiciones de pago de la deuda en un marco de comunicación cordial y respetuosa, reconociendo las posibles dificultades financieras por las que atraviesa y buscando la forma de resolver la situación. En esta fase los recordatorios, la insistencia moderada y la escalabilidad de las acciones son claves.
- Gestión pre-contenciosa. En este punto se anticipa al deudor que, si no se regulariza el pago en un plazo determinado, se procederá con acciones legales. Esta gestión incluye comunicaciones específicas y otras actuaciones tales como visitas, informes de viabilidad y solvencia del deudor, siempre bajo los usos, costumbre y normativa en el país del deudor.
- La gestión judicial de la reclamación de deuda. Es la etapa en la que se reclama la deuda a través de los tribunales siguiendo los procedimientos legales que pueden variar según la legislación de cada país.
¿Qué tener en cuenta a la hora de contratar una empresa de gestión de cobros?
En todo este proceso, es clave actuar con rapidez y dominar los procedimientos en el cobro de impagados. Esta es una de las principales ventajas de contar con el apoyo de una compañía como Coface. Como empresa de recobro especializada en la gestión completa del riesgo de crédito, ponemos a disposición de nuestros clientes una amplia infraestructura y una experiencia de más dos décadas.
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