Asegurar el flujo de caja es una cuestión de supervivencia para cualquier empresa. Implica disponer de la visibilidad necesaria para tomar las decisiones adecuadas sobre cuándo pagar las facturas de los proveedores, renegociar contratos o buscar financiación externa.
Uno de los indicadores clave que utilizan los responsables de la gestión de cuentas por cobrar y el recobro de deudas es el saldo por antigüedad o balance de antigüedad de saldos, que detalla los importes pendientes y sus fechas de vencimiento. Ofrece una visión clara del flujo de caja futuro. ¡Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre su definición, método de cálculo e implicaciones!
¿Qué son las escalas de antigüedad y para qué se utilizan?
El balance de antigüedad es un documento contable que correlaciona las cuentas por pagar y por cobrar, vencidas y pagaderas durante un periodo determinado, y agrupadas según su grado de mora. De este modo, es posible identificar muy rápidamente qué cuentas de terceros presentan un riesgo de morosidad, lo que en última instancia podría conducir al impago. Por otro lado, permite anticipar qué pagos deben realizarse a los proveedores con carácter prioritario.
Así pues, existen:
- Un balance de antigüedad de la deuda de los clientes, que muestra los pagos atrasados, clasificados por frecuencia, y que sirve de base para la política de recordatorios.
- Un balance de antigüedad de la deuda, que enumera las deudas contraídas con los distintos proveedores, clasificándolas según su antigüedad. Esto es importante para la gestión del flujo de caja y ayudará a identificar cualquier suspensión de pagos.
Se utiliza el término “saldo vencido” porque escalona las fechas de vencimiento de los pagos a lo largo del tiempo: menos de 30 días de retraso, más de 30 días de retraso, más de 60 días de retraso, y así sucesivamente.
Para el cobro de deudas, la agrupación de los pagos atrasados por importancia, potencialmente correlacionada con la relevancia de la factura en cuestión, permite definir las acciones a tomar. Esto podría implicar, por ejemplo, recordatorios automáticos, si los datos contables están integrados con una herramienta de seguimiento del riesgo de crédito. Al mismo tiempo, la visión global ofrece la posibilidad de retrasar ciertos pagos a proveedores, con el fin de evitar posibles incidencias de pago.
Organice tus cuentas por cobrar y por pagar para:
- Supervisar su flujo de caja y anticipar las necesidades de capital circulante;
- Gestionar las cuentas por cobrar y por pagar según su antigüedad, para identificar los pagos atrasados y priorizar los recordatorios;
- Evaluar el rendimiento y medir la eficacia de su gestión y cobro de deudas.
¿Cómo se elabora el estado de antigüedad de cuentas?
El balance de antigüedad muestra la situación de tesorería, las cuentas por cobrar y las facturas por pagar a la fecha del balance. Es imprescindible en el momento del cierre de cuentas, pero puede ser útil publicarlo cada mes o trimestre, para un mejor seguimiento de las cuentas por cobrar.
El cuadro de mando es un indicador fácil de configurar y operativo para cualquier responsable financiero que desee gestionar la estrategia de flujo de caja de su empresa. Deben introducirse todas las facturas de compra, las facturas de venta y los extractos bancarios, y debe garantizarse que cada transacción se registre y concilie correctamente. Al introducir los documentos contables, es necesario especificar la fecha en la que debe pagar cada factura.
Para que la información recopilada sea precisa, no hace falta decir que deben cerrarse los asientos contables, revisarse las cuentas y clasificar las cuentas de clientes y proveedores. También es importante comprobar que el sistema contable utilizado se actualice en tiempo real, para evitar tener que hacer un seguimiento de un cliente que ya ha pagado su factura.
Es esencial registrar cuidadosamente las fechas de vencimiento; de lo contrario, el saldo por antigüedad quedará distorsionado y será inútil.
¿Cómo se puede sacar el máximo partido a los saldos por antigüedad?
El valor del balance de antigüedad reside en el uso de los datos que se extraen de él. Una vez recopilados los datos, se pueden llevar a cabo varias acciones:
- Analizarlos periódicamente (semanal o mensualmente) para supervisar los cambios en las cuentas por cobrar y por pagar;
- Priorizar los recordatorios utilizando el balance de antigüedad para identificar las cuentas por cobrar en riesgo y dar prioridad a las acciones de cobro;
- Planificar el flujo de caja integrando la información del saldo de caja en las previsiones de flujo de caja, para una gestión proactiva.
Balances generales y por antigüedad: ¿cuál es la diferencia?
El balance de antigüedad enumera todas las cuentas de la empresa, desde la clase 1 hasta la 7 del plan de cuentas, y recoge todos los movimientos de crédito y débito del periodo analizado, así como el saldo final. La visión global que ofrece es esencial para el balance, pero no tiene en cuenta los posibles cambios. El balance de antigüedad se centra en las cuentas con terceros, proporcionando detalles específicos de las cuentas por cobrar y por pagar, lo que lo convierte en una herramienta más específica para la gestión de tesorería.
Es precisamente esta consideración de los distintos plazos lo que hace que el balance de antigüedad sea tan valioso, en particular al proporcionar un seguimiento evolutivo de la situación financiera de la empresa. Permite anticipar las medidas que deben adoptarse en los distintos escenarios que se presentan (por ejemplo, cuentas por cobrar impagadas desde hace más de 60 días) y evaluar el posible empeoramiento general de los plazos de pago de los clientes.
Una herramienta para evaluar el rendimiento del cobro
En la práctica, el balance de antigüedad es ampliamente utilizado por los gestores de crédito y los directores financieros para medir los cambios en el nivel de deudas impagadas a lo largo del tiempo, así como su duración. ¿El objetivo? Validar la eficacia de la política de cobro implantada.
Ahora más que nunca, el tiempo que se tarda en cobrar las deudas es crucial para la supervivencia de una empresa, en un clima económico difícil en el quelos plazos y retrasos de pago son cada vez más largos.
Aunque no es obligatorio elaborar un balance de antigüedad, sí permite gestionar con mayor eficacia la estrategia financiera de su empresa, en particular el imprescindible seguro de crédito, y medir los cambios en los riesgos de flujo de caja.
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