En la actual coyuntura económica, incluso una sola factura impagada puede perturbar rápidamente un negocio, minar gravemente su tesorería e incluso amenazar la viabilidad de su empresa. Para las empresas, el cobro de deudas es una palanca estratégica para protegerse de la morosidad y la insolvencia. Consulta nuestros consejos sobre cómo gestionar eficazmente tus facturas por cobrar antes de que se conviertan en deudas incobrables.
Plazos de pago más largos, retrasos más frecuentes y aumento de facturas impagadas. En 2024, conceder plazos de pago sigue siendo una práctica común en la mayoría de los países del mundo. Y con razón: el crédito B2B es la principal fuente de financiación del comercio. Hoy en día, el 85% de las empresas enfrentan facturas impagadas, independientemente de su tamaño o sector. Representando el 25% de las quiebras empresariales, los impagos pueden tener un impacto significativo en tu flujo de caja, resultados y desarrollo empresarial. Todos estos factores convierten la gestión de cobros en una herramienta estratégica para proteger tu negocio.
Automatiza los recordatorios preventivos
Esta es una de las medidas más fáciles (y económicas) que se pueden implementar rápidamente en todos los niveles de tu organización. Es simple: conviértelo en un hábito. Antes del vencimiento de una factura, envía un recordatorio a tu cliente por teléfono o correo electrónico. A veces, un solo recordatorio basta para activar el pago.
Este contacto también sirve para construir una relación con el comprador y anticipar posibles olvidos por su parte. El seguimiento regular recuerda a tus clientes sus obligaciones y garantiza una comunicación abierta.
indica Joanne Jarre, Debt Collection Manager en Coface France
Dos razones clave para hacer seguimiento:
- Comprender mejor la situación del deudor: si solicita una prórroga, puede ser señal de dificultades financieras y te permite actuar con mayor proactividad.
- Identificar disputas o fricciones: te da la oportunidad de resolverlas antes de llegar a la fase legal y asegurar el pago lo antes posible.
Gestión proactiva y máxima rapidez: tu nuevo mantra
Incluso en la fase amistosa, actuar con rapidez es clave para una gestión de cobros exitosa. ¡Cada día cuenta! No esperes: en cuanto una factura venza, se recomienda iniciar el procedimiento de cobro.
Evita confiar únicamente en la relación de confianza con el cliente, ya que esto puede alargar aún más los plazos de pago. Sin comprometer la relación comercial, el objetivo es estar muy atento y anticipar los impagos tanto como sea posible.
indica Joanne Jarre.
Mantén un control sobre tus deudores
Que tu cliente lleve meses o años como deudor no significa que no pueda pagarte en unos días. Mantén el contacto de forma regular, con una frecuencia medida. Llama para conocer la evolución de su situación y el estado de sus pagos. Sé comprensivo, pero firme.
Puede que ahora no tenga liquidez, pero podría recibir pagos esa misma semana y saldar su deuda. Al mantenerte presente, el objetivo es ser el primer acreedor en cobrar cuando disponga de fondos.
analiza Joanne Jarre.
Apoyo interno y acuerdos de pago: ¡enfócate en soluciones!
Durante esta fase amistosa, puedes buscar apoyo dentro de tu empresa, como involucrar al comercial responsable del cliente deudor, para evitar una mayor extensión de la deuda.
Esto puede ser útil, ya que el comercial puede tener una visión diferente de la empresa cliente y ayudarte a identificar a los contactos adecuados para los pagos.
explica Joanne Jarre.
También puedes considerar otras herramientas de negociación:
- Nuevos pedidos vs deudas antiguas: aprovecha nuevos pedidos para asegurar el pago de deudas anteriores.
- Acuerdos de pago: ofrece un acuerdo y un calendario de pagos para encontrar una solución amistosa.
Olvida la fobia administrativa
A menudo ignorada pero crucial, la documentación es la parte más pesada y que más tiempo consume. ¡Y un buen expediente de cobro no se basa solo en facturas! Albaranes, pruebas de servicio: todo cobro exitoso se basa en un trabajo meticuloso.
Estos elementos son clave para probar la validez de la deuda y anticipar disputas. A largo plazo, y en caso de procedimientos legales simplificados, un expediente bien documentado tiene muchas más probabilidades de éxito.
puntualiza Joanne Jarre.
Hazlo bien
Si no responde a tus esfuerzos informales, adopta un tono formal. Declara tu intención de emprender acciones legales (preferiblemente por carta certificada con acuse de recibo) si no se paga en un plazo determinado, incluyendo penalizaciones por demora.
Cartas como la carta de requerimiento formal tienen un gran impacto. Recuerdan al cliente sus compromisos y tu disposición a actuar legalmente. Si aún no has recibido el pago, existen otras opciones como el preaviso legal, orden de pago, procedimientos sumarios o demanda de pago, que suelen ser eficaces.
Es esencial que todo contacto con el deudor quede por escrito. En derecho mercantil, cualquier medio puede servir como prueba: incluso un correo electrónico puede ser aceptado.
indica Joanne Jarre.
Consejo final: confía tus deudas incobrables a un experto
Como ves, el cobro interno es tedioso, consume tiempo, requiere procedimientos específicos… y no garantiza el éxito. Además, cuanto más antigua es la deuda, menores son las probabilidades de recuperarla.
Como líder mundial en gestión del riesgo de crédito comercial, nuestros servicios de cobro mejoran significativamente tus posibilidades de cobrar. Nuestros 200 expertos locales y 250 socios legales recuperan tus deudas en 190 países, priorizando soluciones amistosas gracias a su conocimiento del mercado, legislación y comportamiento de pago local.
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